RFID电子档案信息化如何管理

1.1 项目背景

随着计算机和网络的大量应用，大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题，而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。

因此，要实现单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。

1.2 项目需求分析

1、根据各行各业管理需要针对电子档案监控管理构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

2、电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息;是直接形成的历史纪录 ”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

1.3 RFID技术应用优势

由于RFID采用的是无线射频认别原理，它可以工作于各种恶劣的工作环境，可以穿透一定的障碍物识别，穿透性好;它还可以识别运动中的文件，且可以批量识别;RFID标签还可以反复擦写数据信息，标签可以重复利用。RFID标签内信息快速的上传到企业信息系统进行综合管理，可以避免人工操作可能发生的错误。

采用RFID技术可对文件档案进行固定的信息查询与移动信息查询、还可通过平台管理，读取档案全部信息。

1.4 RFID电子档案管理规划

1.4.1 电子档案特点

1、信息的非人工识读性;

2、信息存储的高密度性;

3、信息与载体之间的可分离性;

4、多种信息媒体的继承性;

5、系统依赖性。

1.4.2 管理系统硬件体系架构规划

本系统采用B/S模式，即可以支持局域网内运行，也可以支持在互联网上运行;可以单机运行，也可以支持服务器分布式运行;用户采用浏览器方式使用系统，可以使日常维护简单、版本更新便捷、节约投资成本。

1.4.3 档案管理管理信息化平台规划

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成用应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

1.4.3.1 统一电子档案入口

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

1.4.3.2 对采集的电子资料“件”进行统一管理

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

1.4.3.3 系统应提供对档案流程的管理

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

1.4.3.4 支持新的业务加载

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添加及修改。

1.4.3.5 实现电子档案的可靠性、安全性管理

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

1.4.3.6 实现权限的灵活、方便管理

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

1.5 电子档案系统管理规划

1.5.1 总体功能设计规划

电子文档信息自动化管理系统总体设计规划如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。

系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

1.5.2 系统管理规划

1.5.3 功能描述

1.5.3.1 文件管理

文件管理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程如。

管理模块包括：文件著录、文件分类排序、文件鉴定、辅助组卷、密级期限设置、解密、设置目录、生成归档号、文件归档、关联关系设置、按字典排序、适应机构变更等功能。

1.5.3.2 档案管理

本模块中涵盖了档案管理人员工作中各环节的业务处理过程，包括著录、组卷、调整、检索、移交、接收、制作目录。

档案著录： 对于历史的档案数据，档案管理员可进行传统整理方法（先录入案卷信息再录入卷内文件信息）或简化整理方法（单级文件）的著录，以及原文的添加、挂接。

案卷调整 ：档案管理员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行纠错，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。

Excel输出 ：要能够将用户选择的数据输出到Excel中，用户可以对这些数据以及格式进行必要的调整。注：该功能也同样应用于文件管理功能模块

1.5.3.3 移交接收

下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后，向移交单位出具交接文件。

（1）移交

下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交并记录。

流程：

1、移交单位或部门填写《档案交接文据》，将移交档案的案卷目录和文件目录数据导出送至上级档案部门;

2、收到上级档案部门审签的交接文据后，将移交情况汇总至《档案移出登记簿》中，并将实体已移交档案索引的”保存状态”赋予移交标识。

（2）接收

上级档案部门接收其他单位移交的档案、相关资料实体与电子文件及检索目录。

流程：

上级档案部门对拟接收档案的案卷目录和文件目录的数据进行录入或通过导入、网上传输等手段接收;

上级档案部门清点无误后审签交接文据，交接文据归入移交档案的全宗卷同时退给移交部门一份，有关接收情况汇总至《档案收进登记簿》中。

1.5.3.4 档案保管

1.5.3.4.1 库房管理

提供库房面积、相关设备、排架情况等信息的著录与维护，进行信息的查询、统计处理。

1.5.3.4.2 存放位置管理

能够成批设置档案的存放位置信息，建立存放位置索引。并能够打印《全宗存放索引》、《库房存放位置索引》。

流程：

通过检索处理，选择出相关的档案，填写相应的存放位置信息，将这一批档案的相关“存放位置”信息进行替换。

1.5.3.4.3 档案保管状况管理

定期对库房中的档案进行检查，检查的结果记录到档案检查状况登记簿中;对档案进行修复时，填写修复情况登记簿记录修复工作，便于日后的工作统计;登记时能够自动更新档案条目的“保管状态”信息。

1.5.3.4.4 档案库房温湿度管理

每日登记表数据录入或转换、统计分析。通过数据表来记载信息，提供著录、检索、统计和打印等功能。由用户手动的填写相应的著录项，对于某些著录项，要求能够继承上一条纪录的值。

1.5.3.4.5 出入库管理

出入库管理，可以手工录入档案信息，记载档案的出入库信息。

出入库管理，在接收档案实体，消毒上架排列或移交档案出库后，按每个库房的出入库动作都要登记《档案出入库登记簿》。

1.5.3.5 档案利用

1.5.3.5.1 利用登记

当借阅实物档案时，要手工登记档案的利用表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，可在页面中登记档案利用申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，档案管理员可直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用;利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案，需要进行利用申请，待得到批准后，如果是实物档案（无原文），可到档案室去借阅，如果是电子档案，可直接通过查询即可利用。

1.5.3.5.2 利用管理

对档案的借阅利用进行管理，能够进行催还、归还、续借等操作，对利用的历史信息能够检索。

利用流程：

1.通过检索或手工输入的方式填写相应的借档信息，然后输入利用人信息，填写利用方式、利用目的、归还日期，信息填写完毕后即可登记，并打印登记单、借阅单、催还单、督办单等;

2. 利用者使用完毕后，可将档案实体单份或成批交还利用管理员;

3. 利用管理员录入归还档案信息，登记利用效果;

4. 如果借阅者需要续借，那么利用管理员检索该借阅者的所有借阅的档案，选择要续借的档案，可直接转入利用登记。如果登记成功，自动将相应的档案信息做归还及借阅处理。

1.5.3.5.3 催还流程

1.系统自动检索出需要催还的人员名单;

2. 选择要催还的人员;

3. 印催还单给选择的人员。

1.5.3.5.4 利用统计

可分不同利用方式，如查阅电子、查阅实体、出借、复制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的统计，可统计某一时点出借尚未归还的档案实体。

可按利用者、利用时间、利用方式、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息，进行原文浏览时，自动进行利用登记（不需要归还）。

可以统计某个文档的调阅次数。 可以统计通过申请调阅档案的次数。

1.5.3.5.5 档案利用流程

1.此流程是针对于那些利用者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必经过此过程即可利用档案。

2. 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。

1.5.3.6 鉴定销毁

系统自动检索出到期的档案，通过保管期限鉴定、销毁鉴定后，将待销毁的档案形成《销毁清册》。鉴定销毁时，要记载下相关的信息;销毁的档案自动赋予“实体已销毁”标识，同时归入档案销毁库。

需要进行案卷的拆分、合并，并能够修改案卷号、目录号信息，结果形成《鉴定整理登记簿》，能够根据相关数据进行工作统计。

1.5.3.7 档案统计

创建、维护、导入、导处相关档案数据的统计报表。

可预先定制好档案局规定的相关报表（基本情况统计年报）;打印输出;能够将报表输出到Excel文件中;能够将下级行上报的数据导入;能将系统中的报表导出为文件;能将报表文件导入到系统中。

1.5.3.8 档案编研

进行大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇编的编研工作。能够通过检索查到相关的档案，打开相应的原文，进行原文的复制、粘贴等编辑操作，进行编研。

1.5.3.9 查阅

总部或档案馆和各个分支机构能够互相查阅数据，进行信息资源的共享利用。提供简单查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手段，通过网络快速地查阅信息，能够在权限范围内直接通过浏览器浏览原文，以及进行原文的打印、下载等操作。

当档案只存在实物档案，不存在电子原文时，用户可直接进行利用申请登记，该登记信息能够直接被送到档案部门，用户去借阅时，能够直接调出该申请登记信息。

1.5.3.10 系统维护

1.5.3.10.1 信息门类管理

根据档案的特点，把系统各种目录数据分为各逻辑类目，下层的逻辑类目包含几层具体的物理表，用户通过系统可在这几层物理表间设定关联关系，如案卷和文件的关系。对每一物理表用户可自定义表名、表描述，对表的每一字段，用户可自定义字段名、字段类型，指定字段的是否可为空、唯一、值继承、自动加一，并可添加、删除、修改字段。

处理步骤：

1.系统对类目的定义进行初始化设定。初始化将生成固定字段和可选字段，其中固定字段是必须有的，用户只能修改字段描述，不能修改字段名;可选字段用户可进行添加，修改等操作;

2.用户根据需要修改字段。对于固定字段，用户可以并且只能修改字段描述，不能修改字段名。对于可选字段用户可进行添加，修改等操作。

1.5.3.10.2 用户管理

用户管理的内容是对用户对象和用户——权限的管理。

具体控制的权限分为数据权限（查询、修改、对应原文权限）和业务功能操作的权限设置。

1.5.3.10.3 档号格式定义

用户通过系统定义各门类的档号格式

系统提供的缺省设置为国家档案归档标准中定义的归档号组成结构，用户可以在此基础上定义。

1.5.3.10.4 其他系统设置 系统提供以下设置功能

归档范围设置

保管期限规则的设置

1.5.3.10.5 数据导入 系统提供如下功能：

数据导入：能导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格式的数据;用户能自定义字段间的对应关系，系统按用户设定的对应关系导入数据;能在已有字段的基础上临时生成新字段，把新字段的数据导入对应目标字段中;能保存用户设定的导入环境（包括字段间的对应关系、定义的新字段、导入条件等），用户可导入该环境，避免重复设定导入环境;对字段类型和长度系统可自动做相应的转换和截断操作;能设定导入数据的范围;

1.5.3.10.6 日志管理

登陆日志管理：记录了用户登录本系统的用户名、登录时间、注销时间等信息。

原文日志管理：记录了用户每次添加、修改、删除原文资料时所作的时间、用户名等相关信息。

系统维护日志管理：记录了用户每次对系统配置的改动，如创建新门类、添加、删除字段等信息。

除了以上的日志功能，还提供灵活的定制日志功能，通过少量的开发定制某种操作的日志记录。

1.5.3.10.7 权限管理

多级权限管理，可以通过对总部的档案室或档案馆超级管理用户可以赋权给下级立档单位或部门的二级超级用户，使之有管理自己单位的人员的权限。

用户管理：分为用户组和用户，可以指定用户组或用户权限，用户可以继承所在组的权限，并可以单独赋权超越组的权限。

按照操作功能和档案门类组合赋权，可以赋予用户每一个档案门类的不同操作功能的权限。

1.5.3.11 系统扩展功能

用户可以选择如下扩展功能来满足对档案管理的需求。

1.5.3.11.1 批量扫描子系统

对于批量扫描纸质档案，数字化加工软件，提供包括扫描、优化、批量挂接等功能。

1.5.3.11.2 RFID识别

可以在扫描子系统集成第三方RFID软件对扫描的原文进行RFID识别，并将识别后的文本信息存储到数据库或文本文件中，为方便利用和全文检索做准备;也可将RFID功能集成到客户端，方便用户在浏览图像原文时有选择性的进行RFID识别。

1.5.3.11.3 全文检索

可以集成第三方全文检索引擎，可对RFID识别后的公开档案进行专业化的全文检索。

1.5.3.11.4 光盘发布

本系统提供一个光盘发布工具，它可作为数据条目和原文的一种备份手段，同时它可以独立运行，为脱离文档中心平台的文件利用提供了一种手段。存储于文件中心管理系统中的目录数据和原文数据，需要方便的离线浏览、快捷的数据迁移、安全的光盘备份等功能，包含四个功能模块：光盘发布、光盘上载、光盘浏览、光盘合并。

1.5.3.11.5 接口模块

（1）统一身份认证接口。为部门内部统一的授权系统留下的可以扩展的接口，直接读取身份认证LDAP服务器进行身份认证。

（2）OA数据归档接口。留有与OA等其他业务系统的接口，可以根据用户的系统实际情况二次开发接口模块，自动将OA等其他系统中需要归档的目录数据和原文数据归入档案系统中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

（2）业务系统数据接口。可通过二次开发接口将企事业单位的现有业务系统中产生的、需要归档的文件数据，直接导入到档案系统中来，在通过档案管理软件进行其它的管理操作。

1.6 项目建设优势

电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。同时具有如下优势特点：

1.6.1 数据集中运行模式的优势

（1）充分实现了总部对的分支机构的工作进行督导、监控。

（2）方便集中管理、维护、备份档案管理系统所产生的数据。

（3）避免了数据分散在各下属单位，无法快速的进行对档案数据全面的检索和利用。

（4）方便集中在服务器端进行应用逻辑层的修改和维护，无需客户端有任何变动，即可完成对系统的改进。

（5）减少对软件和硬件的投资。

（6）减少对网络带宽的依赖性

1.6.2 电子文档管理平台技术

（1）文档类型可以自由定制

（2）文档管理的层次可以自由定制

（3）文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制

（4）用户的录入及检索界面可以自由定制

（5）录入方式可以自由定制

（6）文档的分类表可以自由定制

（7）文档的统计报表可以自由定制

（8）用户对文档的操作和使用权限可以自由定制

（9）内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段

（10）通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统。

1.6.3 应用系统功能的可扩充性

多层架构的设计、合理的平台的选择以及超强的可定制的功能设计，可以提供很好的功能扩充性，而不需要修改系统本身。当需求发生变化时，第一选择是通过简单的定制或系统配置，来满足要求;第二选择是通过部署一些新开发的模块来满足要求;第三才是修改系统本身。

可紧密集成第三方软件，如全文检索和RFID识别软件，大大方便利用。

（1）可与OA等系统接口形成文档的一体化管理：OA系统接口与其它业务系统接口。

（2）多文件浏览：支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览

1.6.4 标准化程度高

符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》

1.6.5 系统安全性高

本系统支持对外传输文件数据采用另外的数字证书加解密，从而有效的保证的内部数字证书以及文件数据的安全。

多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件 、文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用。

责任编辑：ct