变了！再也不是以前的Microsoft 365了！

 

 

2023 年，ChatGPT大火 ，让微软再次成为IT界关注的焦点。

 

3月中旬，微软发布了GPT-4平台支持的新AI功能，名为Copilot，它将适用于Word、PowerPoint、Excel、Outlook这些微软热门的Microsoft 365商业软件。

 

微软的声明称，Copilot的功能比简单地“将OpenAI的ChatGPT嵌入到Microsoft 365中”更强大。

 

这显示出Microsoft 365这款协同平台，在微软企业级产品线中，占据着举足轻重的地位！

 

Microsoft 365到底能为企业带来怎样的价值？与业界众多协同工具相比，Microsoft 365有什么不一样？

 

Microsoft 365

的核心价值

 

CIO圈子有一个流传已久的梗，当老板问起，数字化系统的投资价值如何评估时，CIO竟无言以对.....

 

这反应一个现状: 评估数字化系统的价值非常难。

 

究其原因，是因为大多数系统创造价值的逻辑并不是直接“降本”——即降低企业的“显性成本”；而是通过“增效”或者“降低风险”的方式，来降低企业的“隐形成本”，因此很难说清楚IT系统的价值。

 

新一代协同平台Microsoft 365，如何帮助企业，大幅度降低“不可见成本”，实现“降本增效”，例如：

 

• 怎样帮助员工，一个入口，打通所有应用，减少碎片化沟通中的“撕裂感”，告别系统切换中的混乱与沮丧！

• 怎样帮助IT，一站式搞定所有应用系统的部门、角色、权限管理、自动化实现对所有系统的部署、运维、管理升级？

• 怎样帮助企业，构建“零信任”的安全体系？大幅度降低因为勒索工具、网络钓鱼等因素，带来的潜在安全风险。

   

图1：Microsoft 365能帮助“杀死”的三类“隐性成本”

 

1、对于员工：Microsoft 365

怎样“杀死”低效导致的时间成本？

 

 

在使用IT系统中，影响员工生产力、工作效率，带来“不可见成本”的主要场景有哪些？

 

(1)使用多平台和应用时切换的时间成本

(2)用户使用新终端和新平台前等待配置的时间成本

(3)碎片化信息的沟通成本

(4)由于人员流动带来的时间成本

(5)通过灵活办公可节约的办公室空间租赁成本

(6)通过更高效的远程会议可节约的差旅成本

 

Microsoft 365怎样帮助企业降低这6种不可见成本呢？

 

核心思路是，帮助企业构建“一站式”的沟通协作与生产力平台，成为企业的“数字化中枢”。

 

图2：一站式的沟通协作与生产力平台

 

首先，Microsoft 365是一个“一站式沟通平台”

 

Microsoft 365帮助每一位员工，把所有碎片化的消息，整合到统一入口，形成了统一消息中枢，这些信息包括：

 

①即时消息

②音视频会议

③共享文档

④邮件

⑤企业网盘

⑥项目协同中的文档、会议、进度信息

 

信息入口的整合为什么如此重要？

 

我们知道，创新对于今天的企业越来越重要，但创新来自哪里？

 

创新来自于团队之间随时随地的沟通；创新来自于打破现有组织框架，形成跨部门，甚至跨企业的“临时项目组”的交流——跨领域、跨组织的碰撞，带来的化学反应。

 

正因如此，与上一代协同平台强调“流程审批”不同；新一代协同平台，更强调“沟通协作”，并且提供了极其丰富的工具：即时通讯、邮件、网盘、共享文档、音视频会议、项目协作等等。

 

但是，丰富的沟通和协作工具，也带来另外一个问题，即碎片化沟通中的“撕裂感”，会议讨论的内容、最新的工作安排、协同编辑的文档，往往散落在：即时通讯工具、邮件、共享文档、一次次会议中；员工往往因此而陷入“疲于奔命”的焦虑感中，导致效率降低。

 

这正是“一站式沟通平台”、“统一消息中枢”带来的价值，无论在任何一个沟通工具产生的消息，都可以推送到员工桌面，提醒他处理，这样就有效避免了员工陷入各种碎片化信息中的“撕裂感”，有效消弥了因为混乱而导致了低效，从而达到提高生产力，降低“不可见成本的”作用。  

 

Microsoft 365还是一个“一站式应用入口”

 

除了“碎片化沟通”带来的低效，另外一个导致员工低效的原因是，使用太多系统，并且在多个系统登陆、切换，带来的时间成本！

 

随着数字化的推进，很多企业和组织，已经建立了十几个、甚至数十个应用系统，如果员工在不同系统之间切换时，需要频繁的打开新的界面、重新登陆、再次身份识别....这将是一场效率的灾难。

 

Microsoft 365可以让员工一个账号登陆以后，在各个系统之间“无感知”的切换，既包括WORD、EXCLE、PPT等Office软件的桌面端、移动端、网页端等多个版本；也包括：邮件系统、信息沟通平台、 文档管理系统、会议系统、企业网盘等各个沟通协作系统；还包括ERP、CRM等业务系统。

 

概括起来，从员工层面看，Microsoft 365是员工一站式的沟通、一站式的应用入口，通过整合为一个“消息和应用中枢”，避免多入口带来的割裂感和多系统切换带来的低效和焦灼感，从而大幅度降低了因此而带来的“隐性成本”。

 

2、对于IT部门：Microsoft 365

怎样”杀死”IT运维管理中的“隐性成本”？

 

 

IT运维工作的特点，往往是有大量的重复性、基础性工作，这些工作，IT部门不得不做，但是其价值很难得到老板的认可，因此也颇让CIO、IT经理感到“头疼”，这些工作往往包括：

 

• 每个业务系统的人员增、删、改、查

• 每个业务系统的部门、角色、权限设置

• 每个终端、每个设备的软硬件升级

• 每个终端、每个设备、每套系统的运行情况监测

 

如果IT部门一直陷入这种低价值的工作，IT部门的存在价值很难得到公司的认同！

 

Microsoft 365怎样帮助IT部门“解放”呢？

 

Microsoft 365提供了统一的全局信息管平台，其提升IT运维效率的价值，体现在以下几个方面：

 

(1)一个平台，搞定所有系统的部门、角色、权限设置

在一个平台，完成所有系统的用户增删改查、部门角色管理、权限设置，从而极大提高系统配置效率。

 

(2)一个窗口，监控所有系统运行情况

企业IT管理员可以在一个管理界面中对企业应用全局管控，包括监控各应用运行状态、设置敏感标签策略、安全防护策略。

 

(3)一个界面，轻松完成所有设备部署、软件升级

在管理员界面，即可实现自动更新，轻松完成设备部署、软件管理、安全更新、操作系统管理等等高频操作。

 

图3：IT分散管理带来的问题

 

(4)AI加持，自动化的预判，实现“事半功倍”

智能化功能可向IT管理人员实时呈现需要被关注的数据并给出下一步操作建议，帮助管理人 员及时对最紧要的问题快速作出响应，同时还可以将IT关心的、每天需要交互的任务和数据进行可视化呈现，帮助IT管理员一目了然获取最重要的信息。

 

通过以上功能，Microsoft 365能帮IT部门从繁琐的低价值工作中解放出来，关注更多业务创新，为企业带来新的价值。

 

3、对于企业安全：Microsoft 365

怎样大幅度降低企业的安全风险？

 

 

大多数企业都会使用多家软件服务商提供的产品和方案，而企业使用的服务商越多，意味着保证安全策略的一致性的难度和复杂度就越大，因为多云和多平台环境的复杂性可能会造成更多的安全漏洞，从而给无孔不入的黑客留下了可乘之机。

 

此外，不同版本的软硬件设备、不同系统以及不同的设置条件，都会存在不同的安全漏洞，这些潜在的安全漏洞将会对软件本身和其应用系统产生严重的信息安全威胁，造成巨大的经济损失。

 

 

图4：混合办公下，企业面临的安全挑战

 

Microsoft 365从底层架构构建了企业安全的生产力，包括：

 

(1)使用零信任体系，夯实安全基础架构

企业需要打造零信任基础架构的安全体系，全方位识别并响应针对身份、设备、数据、应用、基础架构和网络等多层面的访问风险，确保对数据、应用和信息安全访问。

 

Microsoft 365为企业搭建“零信任” 的安全架构，可以帮助企业降低45%的数据泄露概率，并降低50%的整体IAM安全管理成本，减少75%用户引发安全事件的可能性。

 

(2)利用自动化威胁防御体系，主动响应威胁

企业需要借助AI和自动化能力，主动检测并响应已知或未知的威胁，并自动化修复潜在的安全问题。通过对外部攻击进行可视化，提前预警、阻断并进行溯源，大大降低对人为判断和干预的依赖，实现现代化安全运营。企业需要能够对敏感数据进行自动识别、分类分级、标记并应用保护策略、实现数据审计以及电子证据发现，跟踪全周期数据流转过程。此外还可以进行隐私保护、内部风险发现、沟通合规性管理，以强化与数据相关的全部保护策略。

 

Microsoft 365

有什么“杀手级”功能？

 

看到这里，您或许会感慨，Microsoft 365在提升效率，降低“隐性成本”上确实有比较清晰的价值，功能也非常强大。但是这些理念、功能，似乎在业界其他产品中，也有影子。Microsoft 365似乎更像是一个大而全，集成的“企业操作系统”，有什么是Microsoft 365独有的“杀手级”功能？

 

另外一个问题是，在协同越来越便利的同时，会不会有信息被泄露的隐患？怎样做到既能高效协同，又能安全可控？

 

Microsoft 365中的“团队”及其下面的“频道”功能，正是解决这个问题的“杀手级功能”！

 

1、高效“群聊”带来的“信息失控”

 

 

今天企业越来越多的涌现出“临时的”项目制“组织”，表现为共同完成一个“项目”或者任务，组织成员通常包含企业内部不同部门的成员，甚至是企业外部成员，例如潜在供应商、客户的人员。

 

通常，这个“临时项目团队”需要即时群聊、资料共享、项目同步、发起各种音视频会议等等.....

 

为了提高沟通效率，您的通常做法是什么？把所有相关人员都拉到一个微信群里，或者是启用其他平台的群组功能，在一个群组里，共享消息、文档、同步项目进展、发起会议。这里甚至包括了潜在供应商、客户的相关人员...

 

这时，您会发现，您企业的信息，正在面临失控！对于内部员工，您之前在系统中，精心配置的部门、角色、身份相关的权限已经“失效”；对于外部伙伴，信息分享的边界如何控制？您更无能为力！

 

2、Microsoft 365如何靠

“团队”“频道”功能解决这个问题？

 

 

您需要在Teams里，为这个临时的项目创建一个“团队”（即群组）

 

首选，在“团队”里沿袭对每一位内部员工的权限设置

 

对于每一位内部员工，他的部门、角色、岗位、权限等相关设置，在这个新的“团队”中同样是适用的。这样就有效避免了通过微信群，或者其他协同平台的群组功能可能带来的“权限失效”的问题。

 

然后，可以用“频道”功能，解决外部伙伴的信息安全问题

 

内部员工好解决，外部员工怎么办？

 

这就要用到Teams特有的“频道”功能了，您可以在“团队”下面”根据主题/任务，设立Teams频道，相当于一个虚拟组织下，可以对不同人员的权限，进行再次分组，这样实现对主题/任务的层次化和精细化管理。

 

例如通过“隐私频道”和“共享频道”、“隐私频道”中设置内部员工，“共享频道”可以设置供应商或者客户等外部伙伴。

 

这样，在不同的频道里，分别发布可以公开信息和隐私信息，从而有效解决信息安全的问题。

 

图5：如何快速搭建一个Teams团队

 

3、关于“频道”的一个案例

 

 

这里有一个案例，讲某大型制造业的招投标项目团队如何通过Teams数字协作空间同时解决效率和安全的问题。

 

首先，项目部主管在Teams中创建“招投标管理”团队，通过员工公司身份统一添加和管理。

 

之后，在“招投标管理”团队下，根据信息权限设置不同的“频道”：“招标管理”“投标管理”、“跨组织沟通与协作”、“合同谈判”等不同的“频道”。

 

对于不同的频道，赋予不同的信息分享权限，并把不同的人，分配到不同的“频道”中。例如“招标管理”、“跨组织沟通与协作”属于可以共享的信息，可以把潜在供应商分配到这些频道；“投标管理”、“合同谈判”等频道，属于“隐私信息”，则只分配内部员工进入该频道。

 

然后，所有协同，例如公告、群聊、文档协同编辑、音视频会议，均分频道开展。不同频道的人，看不到其他频道共享的信息。这样，就既能提升协同效率，又能保证信息安全。

 

图6：某大型制造业使用“Teams数字协作空间”的案例

 

最后，再通过Microsoft 365的“数字化中枢”的能力，把分散在各个“团队”、“频道”所有消息，统一整合到每一位员工的工作流中，大幅提升员工体验和生产力。

 

ChatGPT加持下，

Microsoft 365将有哪些改变？

 

目前，由世纪互联运营的Microsoft Teams国内版已经正式落地，AI筑底，未来可期，Microsoft Teams让工作事半功倍。

 

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