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9 月开学季,又是一年迎新时。9 月 14 日-15 日,鄂州职业大学迎来了来自全国各地的 2023 级新生,该校大一新生共计 6000 余人,迎新工作为期两天,学生到校后几秒钟就完成了现场报到直达宿舍。
鄂州职业大学 2023 年迎新工作在往年的基础上,持续优化迎新流程,致力于为新生们提供更加智慧、高效、便捷的迎新服务。正因为前期准备工作充分,数据支撑到位。学生拿到录取通知书后,通过扫码注册,验证后获取到学号信息,登录 WeLink,凭学号直接进入“云中鄂大”数字校园,线上熟悉校园情况并获取各种应用的权限,享受和老生一样的无差别的“待遇”。“整个报到流程很简单,到校后只需要在录取的学院接待点进行入学资格审查,完成登记个人信息,非常方便。”来自四川广元的学生家长梁先生表示,他之前担心学生到校会有很多不方便,没想到学校设置的新生入学手续如此流畅,孩子在这里读书他很放心。
线上迎新,流程前置✦
为简化报到流程,鄂州职业大学信息技术中心组织相关伙伴持续优化应征入伍、住宿确认、军训服预定、医疗保险、心理健康测试、绿色通道、费用缴纳等线上流程。新生登录 WeLink 后,就可进行预报到,整个预报到过程只需要几分钟即可完成。
精准管理,安全高效✦
以往,校内师生习惯通过即时通讯软件、电话、邮件等多种渠道沟通,方便的同时也存在一些问题,如无法有效确认群组人员身份,班级群组人员管理困难,也不能保证消息通知全员触达,且无统一通讯录,找人联系极为不便。近年来,学校梳理校园组织架构,以数据中台数据为统一出口,统一数据来源,将学校全员信息自动同步至 WeLink 通讯录,以学院、班级为单位创建通讯录、群组,实现组内通知全员触达,师生交流共享更便捷。学校还随录取通知下发了各学院新生 WeLink 群组二维码,新生可以通过 WeLink 扫码入群,获得最新官方信息。
基于数据中台的班级组织数据创建的部门工作群,使得新生提前与辅导员等学院领导老师实现“线上见面”。学生登录系统后,自动进入班级群中。根据前期学工处提供的辅导员编配表,将各个班级的辅导员设置为班级群群主,全权负责新生的问题解答,实行精准管理,为新生提供贴心到位的服务。同时,基于校内通讯录的组织,不是“鄂大人”,不能进“鄂大群”,群组安全且高效,有效防止“别有用心”的“外人”进行涉诈涉非的宣传散布。
一键扫码,报到入住✦
通过将迎新关口前移,提前发布信息,在网上办理部分手续,细化、简化报到流程,学校提升了迎新工作实效。新生到校扫码确认后即刻完成线下报到,自动获取宿舍信息后,直达宿舍完成入住。
分层分级,统计清晰✦
迎新系统还针对校领导、部门负责人、辅导员等进行了分层分级的权限管理和数据分类汇总。现场报到了多少人,各院部的报到完成情况,哪里来的,什么时间来的,各类管理人员通过手机就可一手掌握。
今年是鄂职大尝试智慧迎新的第三个年头,三年来,鄂职大逐渐告别传统迎新模式,真正实现了工作预置、智慧迎新,掌上报到!为新生提供便捷“一站式”报到服务,实现了数字化管理和无纸化审核,在迎新工作上实现了“数据多跑路,师生少跑腿!”的信息化建设愿景。未来,WeLink 还将继续与鄂职大携手,基于智慧校园建设需求,持续升级优化各个业务系统,为全校师生提供更为优质的数字化服务,彰显鄂职大的数字魅力!
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审核编辑 黄宇
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