实现 SAP 归档自动化的步骤和方法

在本文中，我们将介绍如何在SAP系统中实现自动化归档。尽管归档通常被视为一项需要大量工作但优先级较低的任务，但定期执行是必要的，以确保系统保持最佳状态。鉴于此，我们推出了SNP Outboard ERP Archiving软件，旨在实现自动化归档。该软件有助于识别和解决归档落后者，创建归档变体，并提供调度日历。

在与客户交流时，我们经常听到他们在创新与旧系统维护之间陷入困境。尽管新项目常常优先考虑，数据归档等系统维护通常被视为次要任务。数据归档是一个复杂且资源密集的过程。如果忽视不顾，从长远来看，它将对系统的性能和成本产生负面影响。数据归档就像清理仓库一样 — 这项任务往往被拖延，直到系统杂乱无章变得不堪重负。

如果告诉您，所有这些工作都可以自动化，将整个归档过程从繁琐的问题转变为战略优势，会是怎样一种情景呢？精简、净化的SAP系统可以节省HANA许可成本，减少维护费用，并创造一个更敏捷、更具竞争力的业务环境。在本文中，我们将深入探讨为何一些归档任务被视为不受欢迎的工作。更重要的是，如何利用自动化来完成这些任务。

激发归档潜能—识别和消除滞后者

在SAP归档项目中，组织常常面临一个普遍问题—归档滞后者的存在。设想这样一种情景：您的SAP财务文档保持开放状态，拒绝进入归档状态。大量这类文档的积累会在归档过程中造成瓶颈，使您的组织无法充分利用归档潜力。

档案滞后者的定义

随着ERP系统的发展和数据量的增加，高效归档的需求变得比以往任何时候都更为重要。归档滞后者，就像客人逾期入住一样，会扰乱归档流程的顺利进行。这些滞后者通常以未解决的文档、未结算的交易或未解决的记录的形式出现，这些记录违背了传统的归档流程。对于单个归档对象（例如，用于SAP财务文档的归档对象FI_DOCUMNT），可能会有30多个滞后者阻止归档。

通过应用10个归档对象来显著减少SAP占用空间，可以识别大约300个不同的滞后者，并进一步消除其中的许多滞后者。通过识别和消除这些滞后者，组织可以加速归档过程，降低维护成本，提高系统性能，从而释放归档潜力，使其成为战略优势。

滞后者分析：SNP Outboard ERP Archiving软件的优势

通过复杂的算法和智能分析，该软件不仅可以识别滞后者，还可以建议采取战略行动来清理您的ERP系统。从建议关闭未结的财务文件到促进未完成交易的解决，SNP Outboard ERP Archiving确保不遗漏任何滞后者。

SNP Outboard ERP Archiving的离散分析实例

结果：提升归档潜力

随着我们深入研究 SNP Outboard ERP Archiving的工作原理，我们将揭示识别和消除归档落后者如何会成为最大限度地发挥归档潜力的基石。通过消除归档过程中的障碍，企业可以获得大量优势，包括增强系统性能、降低存储成本和提高总体效率。

简化归档过程—自动设置归档运行

SAP 归档从设置到执行的整个过程可能是一项艰巨的任务，尤其是在面临手动创建数千个归档变体的挑战时。对合规保留管理的需求增加了另一层复杂性，需要创建经过微调的归档变体，以确保在生命周期后精确销毁数据。这是对效率的真正考验，而传统的手动方法往往达不到要求。

SAP归档从设置到执行的整个过程可能是一项艰巨的任务，尤其是在面临手动创建数千个归档变体的挑战时。对合规保留管理的需求增加了另一层复杂性，需要创建经过微调的归档变体，以确保在生命周期结束后精确销毁数据。这是对效率的真正考验，而传统的手动方法往往难以满足要求。为了简化归档流程，可以考虑实现自动设置归档运行。通过自动化归档任务的创建和执行，可以大大减少人工干预，提高操作效率。自动设置归档运行可以帮助企业更快速地部署归档策略，确保数据按照规定周期进行归档和销毁，从而有效释放归档潜力，提升整体业务效率。

手动创建变体与批量存档

在设置归档时，SAP 顾问发现自己正在努力完成手动创建和管理大量归档变体的艰巨任务。这一过程的细致性因需要一致的保留管理而进一步复杂化，这涉及创建小型的、特定于目的的变体—每个财政年度和组织单位（例如公司代码）一个。

海量归档：基于向导的归档设置和执行自动化

在大规模归档功能中(这是SNP Outboard ERP归档软件的一部分)，手动变体创建已成为过去的遗留。这个尖端的软件彻底改变了归档过程。从确保一致的保留管理到消除人为错误的风险，该软件减少了手工工作，使您能够在处理其他事情的同时专注于创新。

超越最初的扫描

自动化执行和监控定期归档与SNP Outboard ERP Archiving 

当组织运行SAP数据归档时，最初的清理可能感觉像是得到一个巨大的胜利，将系统从历史数据的负担中解放出来了。然而，真正的挑战在于如何长时间保持状态。尽管他们有最好的意图，但是许多企业都在为执行和监视定期归档运行的资源密集型任务而挣扎，以维护始终如一的精益和高效的系统。

持续的斗争：保持系统的干净

在最初的归档成功之后，企业往往面临资源有限的现实。执行和监视定期的归档运行以一致地修剪历史数据成为另一个挑战——这需要专用的资源和定期的调度。

日历视图：使定期存档变得容易

这个创新的功能可以作为执行和监视常规存档运行的中央指挥中心。日历提供了即将到来的归档活动的清晰概述，允许企业从单一的集中式平台对其复杂的SAP环境中的内务管理和归档任务进行可视化、计划和协调。

用于持续归档的日历视图示例: SNP Outboard ERP Archiving 日历视图是一种战略工具，使企业能够主动管理和维护系统环境，避免数据增长和性能问题。

总结

从管理归档滞后者到自动化归档运行的设置，以及无缝地执行和监视定期归档，这个创新的解决方案是效率和系统优化的催化剂。SNP Outboard ERP Archiving 不仅消除了手工工作，还引入了日历视图等功能，作为战略计划和执行的中心枢纽。其结果是一个精简、干净和流线化的SAP系统，将企业从资源限制中解放出来，并使他们能够以前所未有的轻松和精确的方式处理归档的复杂性。

审核编辑 黄宇